Spesen und Steuererklärung für Berufskraftfahrer

Dies ist eine allgemeine Information nach deutschem Recht, keine Steuerberatung. Der Artikel gilt für Fahrerinnen und Fahrer, die bei einer deutschen Firma angestellt sind. Wenn Sie von einer ausländischen Firma nach Deutschland entsandt werden, gelten andere Regeln – siehe Artikel zur Entsendung.

¶Was sind Spesen?

„Spesen“ ist der umgangssprachliche Name. Im Gesetz heißt es Verpflegungspauschale – ein Pauschbetrag für den höheren Verpflegungsaufwand unterwegs. Sie gilt für Tage, an denen Sie außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten (z. B. der Firmenstandort, wenn der Arbeitgeber Sie ihm zugeordnet hat). Viele Fernfahrer haben keine erste Tätigkeitsstätte – dann zählt die Abwesenheit von der Wohnung.

¶Die Beträge in Deutschland

Situation	Betrag pro Tag
Voller Tag (24 Std.) abwesend von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte	28 €
An- und Abreisetag, wenn Sie auswärts übernachten	14 €
Tag ohne Übernachtung, mehr als 8 Std. abwesend	14 €

Beispiel: Abfahrt am Montag, Rückkehr am Freitag, Übernachtungen unterwegs. Montag und Freitag bringen je 14 €, Dienstag, Mittwoch und Donnerstag je 28 €.

Mahlzeiten vom Arbeitgeber kürzen die Pauschale. Stellt der Arbeitgeber (oder ein Dritter in seinem Auftrag) eine Mahlzeit, wird gekürzt: für ein Frühstück um 20 %, für ein Mittag- oder Abendessen um je 40 % der Pauschale für einen vollen Tag. In Deutschland sind das 5,60 € für das Frühstück und 11,20 € für Mittag- oder Abendessen.

¶Im Ausland gelten andere Beträge

Für Tage, an denen das Ausland maßgebend ist, gelten nicht 28 € und 14 €, sondern eigene Pauschbeträge für jedes Land. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht sie jedes Jahr – Übersicht für 2026 (PDF).

Maßgebend ist in der Regel das Land, das Sie vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichen. Für den Tag der Rückkehr nach Deutschland gelten eigene Regeln – sie stehen im selben BMF-Schreiben.

¶Spesen vom Arbeitgeber: steuer- und beitragsfrei

Spesen, die der Arbeitgeber zahlt, sind bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei. Ein Betrag darüber ist grundsätzlich steuerpflichtig. Bis zur Höhe einer weiteren Pauschale kann der Arbeitgeber ihn pauschal mit 25 % versteuern – dann ist er auch beitragsfrei.

Steuerfreie Spesen gehören auch nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung. Auf der Lohnabrechnung stehen sie meist gesondert – wie man sie liest, erklären wir im Artikel Lohnabrechnung für Fahrer.

¶Der Arbeitgeber zahlt weniger oder gar nichts – was nun?

Nicht jeder Arbeitgeber zahlt die vollen Pauschalen. Die Differenz können Sie in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Was der Arbeitgeber bereits steuerfrei erstattet hat, können Sie nicht noch einmal abziehen.

Wichtig: Das Finanzamt berücksichtigt bei allen Arbeitnehmern ohnehin einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € im Jahr. Einzelne Werbungskosten wirken sich erst aus, wenn sie zusammen höher sind als dieser Betrag.

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¶Übernachtung im Lkw: 9 € pro Tag

Wenn Sie im Fahrzeug Ihres Arbeitgebers (oder eines von ihm beauftragten Dritten) übernachten, können Sie die Kosten im Zusammenhang mit dieser Übernachtung absetzen. Statt Belege zu sammeln, können Sie eine Pauschale von 9 € pro Tag ansetzen – für Tage, an denen Ihnen die Pauschale für einen vollen Tag oder für den An- bzw. Abreisetag zusteht. Sie entscheiden sich für das ganze Kalenderjahr einheitlich: Pauschale oder tatsächliche Kosten.

Zu den Werbungskosten gehören unter anderem auch typische Berufskleidung und Werkzeuge, die Sie selbst bezahlen.

¶Muss ich eine Steuererklärung abgeben?

Der Arbeitgeber führt jeden Monat die Lohnsteuer ab. Eine Steuererklärung ist trotzdem Pflicht, unter anderem wenn:

• Sie gleichzeitig bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt sind,
• Sie mit Ihrem Ehepartner zusammen veranlagt werden, beide Arbeitslohn beziehen und einer von Ihnen Steuerklasse V (oder VI) hat,
• Sie im Jahr mehr als 410 € Lohnersatzleistungen wie Krankengeld oder Arbeitslosengeld erhalten.

Es gibt weitere Pflichtfälle. Wenn Sie im Ausland wohnen und in Deutschland arbeiten, kann die Pflicht anders aussehen. Fragen Sie im Zweifel Ihr Finanzamt. Die Pflichterklärung ist bis zum 31. Juli des Folgejahres abzugeben; mit Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein gilt eine längere Frist.

Ist die Erklärung nicht Pflicht, können Sie sie freiwillig abgeben – etwa, um zu viel gezahlte Steuer zurückzubekommen. Dafür haben Sie 4 Jahre ab Ende des betreffenden Jahres: für 2022 bis zum 31.12.2026.

¶Wie abgeben und wer hilft?

• ELSTER (elster.de) – das offizielle Online-Portal der Finanzverwaltung.
• Lohnsteuerhilfeverein – darf seine Mitglieder mit Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit beraten (gegen Mitgliedsbeitrag).
• Steuerberater.

¶Praxistipp

Bewahren Sie die Lohnabrechnungen des ganzen Jahres auf und notieren Sie Ihre Tage unterwegs (Abfahrt, Rückkehr, Übernachtungen, Länder). Dann lässt sich bei der Steuererklärung leicht berechnen, wie viele Spesen zugestanden hätten und wie viel der Arbeitgeber gezahlt hat. Bei Fragen zu Ihrem konkreten Fall wenden Sie sich an das Finanzamt oder einen Steuerberater.

Sie suchen eine Stelle als Fahrerin oder Fahrer? Hier finden Sie aktuelle Stellenangebote – fragen Sie im Gespräch mit der Firma, ob und in welcher Höhe Spesen gezahlt werden.

¶FAQ

¶Wie hoch sind die Spesen für Berufskraftfahrer in Deutschland?

Nach den steuerlichen Pauschalen: 28 € für einen vollen Tag, je 14 € für den An- und Abreisetag sowie 14 € für einen Tag ohne Übernachtung mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Im Ausland gelten die Beträge des jeweiligen Landes.

¶Sind Spesen steuerpflichtig?

Nein, solange der Arbeitgeber sie bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschalen zahlt. Ein Betrag darüber ist grundsätzlich steuerpflichtig (einen Teil kann der Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuern).

¶Wie viel kann ich für die Übernachtung im Lkw absetzen?

Pauschal 9 € pro Tag statt der tatsächlichen Kosten – für Tage mit vollem Tag unterwegs oder An- und Abreisetag.

¶Wie viele Jahre rückwirkend kann ich eine Steuererklärung abgeben?

Eine freiwillige Steuererklärung bis zu 4 Jahre ab Ende des betreffenden Jahres.